Privacyverklaring

De privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 31 juli 2023.

Dit is de privacyverklaring van de Vereniging 4 Mijl van Assen. Deze verklaring meldt welke persoonsgegevens de Vereniging 4 Mijl van Assen verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden ingezet.

 

Contactgegevens          

www.4mijlvanassen.nl, Smaragdstoep 23, 9403 SE Assen.

Michel van Zomeren is de Functionaris Gegevensbescherming van Vereniging 4 Mijl van Assen. Hij ziet erop toe dat persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. De werkzaamheden van de functionaris voor gegevensbescherming bestaan onder meer uit toezicht houden, vragen en klachten afhandelen en adviseren over de beveiliging en verwerking van persoonsgegevens. De functionaris is te bereiken via michel@4mijlvanassen.nl.

 

Persoonsgegevens die wij verwerken

Vereniging 4 Mijl van Assen verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IBAN-nummer (bij betaalde deelname)
  • Naam van basisschool (mits van toepassing)
  • (Sfeer)foto’s van deelnemers/bezoekers tijdens het evenement

 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

  • Geen

 

Onze website en/of dienstverlening heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online-activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@4mijlvanassen.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

 

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De Vereniging 4 Mijl van Assen verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamemateriaal
  • Je te kunnen bellen of e-mailen als dit nodig is ter uitvoering van onze dienstverlening
  • Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en/of producten
  • Om promotie te kunnen (laten) maken voor (deelname aan) de 4 Mijl van Assen
  • Om mogelijk te maken dat je deelneemt aan de 4 Mijl van Assen en/of andere evenementen van de Vereniging 4 Mijl van Assen. Denk daarbij aan:
  • Het betalen voor deelname en/of producten
  • Het toepassen van elektronische tijdwaarneming plus bekendmaking van deze waarnemingen.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Vereniging 4 Mijl van Assen neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van de Vereniging 4 Mijl van Assen) tussen zit.

De Vereniging 4 Mijl van Assen gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen

  • nl en uitslagen.nl ter verwerking/publicatie van inschrijvingen en uitslagen
  • systeem voor de verwerking van de resultaten uit elektronische tijdwaarneming
  • De site assenruns.com t.b.v. het bijhouden en publiceren van:
  • De jaarlijkse competitie voor volwassenen & jeugd onder de 18
  • De competitie voor basisscholen

 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Vereniging 4 Mijl van Assen bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens zijn verzameld.

 

Bewaartermijnen

In het algemeen bewaren wij je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor we je gegevens hebben verzameld. Daarna zullen wij je gegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij we bepaalde gegevens langer nodig hebben voor een andere doeleinde. Als dat het geval is, hebben wij daarvoor een grondslag en zullen wij ervoor zorgen dat deze gegevens alleen nog toegankelijk zijn voor dat andere doeleinde. We hebben een verplichting voor bewaren van boekhouding, administratie en leveringen van zeven jaar. Dat geldt ook voor betalingsoverzichten en facturen. Persoonsgegevens bewaren we maximaal vijf jaar.

 

Delen van persoonsgegevens met derden

De Vereniging 4 Mijl van Assen verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor promotie van het evenement, voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Vereniging 4 Mijl van Assen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Vereniging 4 Mijl van Assen kan jouw gegevens delen met andere AssenRuns hardloopwedstrijden.

 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De website van 4 Mijl van Assen bevat cookies. Ook bevat de website een Google Analytics-tool waarmee 4 Mijl van Assen inzicht krijgt in hoe de klant beweegt op de website. Deze tool bevat geen mogelijkheid om persoonsgegevens in te zien of om persoonsgegevens op te slaan. De website bevat ook een tool waarmee wij de klantreis op de website in kaart kunnen brengen. Deze tool geeft verder geen inzicht in jouw persoonlijke gegevens. Naast deze algemene cookies, heeft 4 Mijl van Assen cookies van Facebook op haar website. Deze registreren jouw website bezoek. Vervolgens kunnen wij hiermee gericht re-marketing toepassen.

 

Cookies uitzetten

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt jouw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies op de website niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in jouw browser. Wij vragen bij iedere nieuwe websitebezoeker éénmalig of we de genoemde cookies mogen inzetten.

 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kun je zelf doen via de persoonlijke instellingen bij jouw account van de inschrijving. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door onze vereniging en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

 

Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar info@4mijlvanassen.nl.

 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, de zogenaamde MRZ (‘Machine Readable Zone’, de strook met nummers onderaan het paspoort), het paspoortnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart/onleesbaar. Dit ter bescherming van jouw privacy. Vereniging 4 Mijl van Assen zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.

 

Vereniging 4 Mijl van Assen wijst je er tevens op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de ‘Autoriteit Persoonsgegevens’. Dat kan via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

 

Andere websites

Op onze website tref je links aan naar websites van andere partijen, zoals onze sponsoren en leveranciers van artikelen. Hoewel zij met zorg zijn geselecteerd, zijn wij niet verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens via deze websites. Deze privacyverklaring is daarop niet van toepassing.

 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Vereniging 4 Mijl van Assen neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@4mijlvanassen.nl. Wij nemen onder andere de volgende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Alle privacygevoelige gegevens worden veilig bewaard op eigen beveiligde servers of die van een derde partij.
  • Jouw gegevens worden altijd via een beveiligde internetverbinding (TLS), versleuteld verstuurd. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het slotje in de adresbalk van jouw browser.
  • Wij gebruiken beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en een firewall om de beveiliging van onze website te waarborgen.
  • Wij hanteren de internetstandaarden DKIM, SPF en DMARCH om phishing, spam en virussen terug te dringen. Wij controleren d.m.v. deze standaarden de afzender van e-mail berichten en de verzender.
  • DNSSEC is een extra aanvullende beveiliging die wij koppelen aan onze DNS instellingen. Hiermee voorkomen wij dat je bij een bezoek aan onze website wordt omgeleid naar een vals IP-adres.